Fördelar med en kuverteringsmaskin

Vill du köpa en kuverteringsmaskin? För att du ska kunna informera dig grundligt om ämnet kuvertering har vi sammanställt användbara tips och information för dig.

Vad är kuvertering?

Kuvertering är en viktig del av posthanteringsprocessen. Dokument som till exempel fakturor skrivs ut, vikt, kuverteras, frankeras och lämnas därefter till posten. Kuverteringsmaskiner ansvarar för att samla ihop flersidiga dokument, vika enligt olika vikningstekniker och kuvertera – alltså att stoppa ner papper i kuvert i olika format.

Tips: Testa papperet i förväg!

Beroende på uppgiften behövs särskilda kuverteringskuvert, så kallade automathylsor: I den industriella papperstillverkningsprocessen är papperssortens ytskikt och vikbarhet särskilt viktiga. Därför rekommenderar vi provbeställningar av kuverteringssystem i förväg.

Vilka fördelar har en kuverteringsmaskin?

Manuell hantering av daglig affärspost är inte bara olönsam vid större brevvolymer – även vid små och medelstora volymer kan anskaffningen av en kuverteringsmaskin löna sig. Vi rekommenderar våra enkla och robusta maskiner för medelstora och stora postmängder. För mindre volymer erbjuder vi perfekta instegsmodeller.

Många företag skriver dagligen ut en mängd orderbekräftelser, fakturor och även påminnelser. Dessutom finns den dagliga brevväxlingen med kunder: Ju fler uppdragsgivare ett företag har, desto fler dokument behöver normalt hanteras. Kunder förväntar sig idag skickligt hanterade brev som skickas i tid. Därför är både hastighet och säkerhet viktiga i kuverteringsprocessen. Automatiserade posthanteringsprocesser med hjälp av kuverteringsmaskiner ökar pålitligheten i posthanteringen avsevärt. Dessa faktorer bidrar till exakt och representativ brevkommunikation och nöjda kunder.

Tid är pengar

Kostnader är förstås också en viktig faktor i processen. Jämfört med manuell hantering är kuvertering med maskin på lång sikt mycket mer kostnadseffektivt. Men inte alla uppgifter kan automatiseras: Att sätta på klistermärken eller kuvertera specialformat är svårt att maskinellt automatisera och kommer troligen även i framtiden att behöva göras manuellt.

Självklart kan företag ofta kommunicera via e-post. Men då måste de beakta att e-post ibland försvinner och kunden ofta själv måste skriva ut dokumentet för vidare hantering. Det uppskattas inte alltid. Många företagen avvisar även outsourcing av utskriftsprocesser på grund av säkerhetsbekymmer – och väljer därför medvetet automatiserad posthantering internt. I sådana fall är frankeringsmaskiner och kuverteringsmaskiner perfekta hjälpmedel för den dagliga posthanteringen.

Vad bör man tänka på vid köp av en kuverteringsmaskin?

Innan du fattar ett köpbeslut bör du definiera dina krav så noggrant som möjligt – Francotyp-Postalia hjälper dig gärna i rådgivningen: Vilken daglig brevvolym vill du hantera, vilka belastningstoppar förväntas genom regelutskrifter (fakturor, påminnelser ...) och hur många dokument skickar du i ett arbetsmoment och i ett kuvert? Sådana faktorer bestämmer till exempel kuverteringsmaskinens takt och antalet matarstationer. Eventuellt krävs även en trappstegsavläggning för breven. Papperskvaliteter och dess hantering bör vid behov testas.

Köpa, hyra eller leasa kuverteringsmaskiner

Priset på en kuverteringsmaskin beror på modell och variant. Finansiering via FP är också möjlig: Vi erbjuder både leasing och hyra och rådgör gärna med dig. Dessutom rekommenderar vi att teckna ett serviceavtal som minimerar företagets risker. Vi erbjuder förstklassig service och finns i Tyskland med branschens tätaste servicenätverk. Speciellt för kuverteringssystem som utsätts för normalt slitage och blir smutsiga av papper och damm är ett serviceavtal – skalat efter volym – kostnadseffektivt och fördelaktigt.