Regler för brevdesign enligt DIN 5008
För att ge ett gott intryck på mottagaren av affärsbrev bör dessa vara läsarvänliga, ändamålsenliga och överskådliga. Vid privat skrivande behöver denna regel inte nödvändigtvis följas, men en enhetlig formatering för affärsbrev bör absolut upprätthållas.
Normen 5008 fastställer skriv- och designregler för texter, är dock ingen lag och måste inte nödvändigtvis följas. Det är dock fördelaktigt att förkortningar, markeringar eller helt enkelt utformningen av affärsbrev följer ett visst schema och att allt inte blir en oorganiserad röra. Affärskorrespondens är ditt ansikte utåt, efter vilket dina kunder bedömer dig. Idealiskt är naturligtvis att hela företaget håller sig till en enhetlig profil i all korrespondens, både för brev och mejl.
DIN 5008 reglerar inte innehållet i dina brev, utan bara hur de ska se ut. Det inkluderar utformning av adressfältet, telefonnummer, placeringen av ämnesraden, datum eller bilagemärkning. DIN 5008 fungerar som ramverket eller vägledningen – du måste själv implementera den.
Telefonnummer
Skrivsätt för telefonnummer: Vanligt är att separera siffrorna med mellanslag eller bindestreck.
Vid landsnummer utelämnas nollan i områdeskoden och ett plustecken placeras före landsnumret.
+49 123 45678-90 (vid korrespondens med utlandet)
Sidränder
Sidränderna i ett DIN 5008-brev är 2,5 cm från vänster kant och minst 1 cm från höger kant. Enskilda stycken separeras med en tom rad.
Brevhuvud
Brevhuvudet omfattar maximalt sju rader och innehåller namn, adress och telefonnummer samt e-postadress.
Adress och avsändare
Nio rader är avsatta för adressen som tar upp en yta på 40 x 85 mm (vänster). Avsändaren kan tryckas i liten stil ovanför adressfältet eller där kan stå en postnotering med returuppgifter. Om adressen är skriven enligt standarden passar den, efter korrekt vikning, exakt i fönstret på ett kuvert.
Ämnesrad
Ämnesraden placeras 8,4 mm under adressfältet och för att den ska synas tydligt är den fetstilad. Ordet "Ämne" används dock inte längre, men alla förstår ändå direkt vad brevet handlar om.
Brevinnehåll
För brödtexten används vanligtvis typsnitten Arial i storlek 11 eller Times New Roman i storlek 12. Textstorleken bör inte vara mindre då det annars blir svårt att läsa.
Sidfot
Affärsbrev innehåller i sidfoten de lagstadgade uppgifterna, som till exempel handelsregisternummer, bolagets säte, bolagsform, verkställande direktör och bankuppgifter.
Förkortningar
Förkortningar bör inte användas för mycket eftersom de kan göra breven svårare att läsa.
Skiljetecken
Punkten sätts utan mellanslag direkt efter det förkortade ordet - t.ex. t.ex., m.m., osv.
Formateringar
Markeringar är viktiga uppgifter vilka kan markeras genom centrering, indrag, understrykning, kursiv, fetstil, olika teckenstorlekar eller färger.